プライバシーポリシー

個人情報保護規程

(趣 旨)
第1条 この規程は、一般財団法人宮城県建築住宅センター(以下「センター」という。)の事務事業に係る個人情報の適正な取扱いを確保し、個人の権利利益の侵害の防止を図るため、個人情報の取扱いに関し必要な事項を定める。

(定 義)
第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。
(1)個人情報  個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。
(2)職員等  センターの役員、職員、嘱託員、派遣職員、パート、アルバイトその他雇用の形態いかんにかかわらず、センターの業務に従事する者又は従事していた者をいう。
(3)文書等  センターの職員等が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及びスライドフィルム(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては、認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員等が組織的に
用いるものとして、センターが保有しているものをいう。
(4)本人  個人情報によって識別される特定の個人をいう。

(センターの責務)
第3条 センターは、個人情報の保護の重要性を認識し、関係機関が行う個人情報の保護施策に留意しつつ、必要な個人情報の保護措置を講ずるものとする。

(職員等の義務)
第4条 センターの職員等は、職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。

(利用目的の特定)
第5条 センターは、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定するものとする。
2 センターは、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行わないものとする。
(個人情報取扱業務登録簿)

第6条 センターは、個人情報を取り扱う事務事業を行う場合にあっては、あらかじめ、当該個人情報の取扱いを明らかにするため、関係機関と協議の上作成した個人情報取扱業務登録簿(以下「登録簿」という。)に登録し、一般の閲覧に供するものとする。
2 前項の規定により登録した事項を変更したときは、速やかに当該登録した事項を変更し、又は登録した事務事業を廃止したときは、速やかに当該事務事業の登録を抹消するものとする。
3 前2項の規定は、センターの職員等に係る人事、給与、福利厚生等に関する事務事業又は登録簿を閲覧に供することにより公益その他の利益が害される事務事業については、適用しない。

(収集の制限)
第7条 センターは、個人情報を収集するときは、第5条の規定により特定した利用目的を達成するために必要な範囲で収集するものとする。
2 センターは、個人情報を収集するときは、適法かつ公正な手段により収集するものとする。
3 センターは、個人情報を収集するときは、本人から直接収集するものとする。ただし次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1) 本人の同意があるとき。
(2) 法令(条例を含む。以下同じ。)に定めのあるとき。
(3) 出版、報道等により公にされているとき。
(4) 人の生命、身体又は財産の安全を確保するため、緊急に必要があるとき。
(5) 国、独立行政法人等、地方公共団体又は地方独立行政法人等から提供を受けるとき。
(6) 本人から同意を得ることが困難なときであって、個人情報を取り扱う事務
   事業を遂行するため収集することについて相当の理由があるとき。
4 センターは、思想、信条又は信教に関する個人情報及び社会的差別の原因となるおそれのある個人情報を収集しないものとする。ただし、前項第1号、第2号、第4号及び第6号のいずれかに該当するときは、この限りではない。
5 センターは、本人から直接書面(電磁的記録を含む。)に記録された当該本人の個人情報を収集するときは、次に掲げる場合を除き、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。 
(1)人の生命、身体又は財産の安全を確保するため、緊急に必要がある場合
(2)利用目的を本人に明示することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。
(3)利用目的を本人に明示することにより、センターの権利又は正当な利益を害するおそれががある場合。
(4)国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に明示することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5)収集の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき。

(利用の制限)
第8条 センターは、あらかじめ本人の同意を得ないで、第5条の規定により特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱わないものとする。ただし、次に掲げる場合については、適用しない。
(1)法令に基づく場合
(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(第三者提供の制限)
第9条 センターは、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供しないものとする。ただし、次に揚げる場合については、適用しない。
(1)法令に基づく場合
(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
2 センターは、第三者に提供される個人情報について、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人情報の第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に揚げる事項について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは、前項の規定にかかわらず、当該個人情報を第三者に提供することができる。
(1) 第三者への提供を利用目的としていること。
(2) 第三者に提供される個人情報の項目
(3) 第三者への提供の手段又は方法
(4) 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人情報の第三者への提供を停止すること。

(提供を受けるものに対する措置要求)
第10条 センターは、センター以外のものに個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、個人情報の提供を受けるものに対し、当該提供に係る個人情報について、その利用の目的若しくは方法の制限その他必要な制限を付し、又はその漏えいの防止その他の個人情報の適正な管理のために必要な措置を講ずることを求めるものとする。

(適正管理)
第11条 センターは、保有する個人情報の漏えい、滅失及びき損の防止その他の個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じるものとする。
2 センターは、利用目的を達成するために必要な範囲で、個人情報を正確なものに保つために必要な措置を講ずるよう努めるものとする。
3 センターは、保有の必要がなくなった個人情報については、速やかに、かつ、確実に消去又は廃棄の措置を講じるものとする。

(委託に伴う措置)
第12条 センターは、個人情報を取り扱う事務事業を委託するときは、委託契約において、受託者が個人情報保護のために構ずべき措置を明らかにするものとする。

(個人情報の開示の申出)
第13条 何人も、センターに対し、この規程の定めるところにより、センターが保有する文書等に記録された自己を本人とする個人情報の開示の申出(以下「開示申出」という。)をすることができる。
2 未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって前項の規定による開示申出をすることができる。

(開示の申出手続)
第14条 前条の規定により開示申出をしようとする者は、次に揚げる事項を記載した個人情報開示申出書(様式第2号。以下「開示申出書」という。)をセンターの理事長に提出しなければならない。
(1)氏名又は名称及び住所又は所在地並びに法人にあっては、その代表者の氏名
(2)開示申出をしようとする個人情報の特定に必要な事項
(3)その他センターが別に定める事項
2 開示申出をしようとする者は、自己が当該開示申出に係る個人情報の本人若しくはその法定代理人であることを証明するために必要な書類でセンターが指定するものを提出し、又は提示しなければならない。
3 センターは、開示申出書に形式上の不備があると認めるときは、開示申出をした者(以下「開示申出者」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、センターは、開示申出者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めるものとする。

(個人情報の開示義務)
第15条 センターは、開示申出があったときは、開示申出に係る個人情報に次に揚げる情報(以下「非開示情報」という。)のいずれかが含まれている場合を除き、開示申出者に対し、当該個人情報を開示するものとする。
(1)法令に違反することとなる場合
(2)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(3)センターの事務事業の適正な執行に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

(個人情報の存否に関する情報)
第16条 開示申出者に対し、開示申出に係る個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、非開示情報を開示することとなるとき、又はその存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるおそれがあるときは、センターは、当該個人情報の存否を明らかにしないで、当該開示申出を拒否することができる。

(開示申出に対する決定等)
第17条 センターは、開示申出が提出された日から起算して15日以内に、開示申出に係る個人情報の全部又は一部を開示をする旨の決定、開示申出に係る個人情報を開示しない旨の決定、前条の規定により開示申出を拒否する旨の決定又は開示申出に係る個人情報を保有していない旨の決定(以下「開示決定等」と総称する。)をするものとする。ただし、第14条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2 センターは、開示決定等をしたときは、開示申出者に対し、速やかにその旨を個人情報開示決定通知書(様式第3号)、個人情報部分開示決定通知書(様式第4号)、個人情報非開示決定通知書(様式第5号)、個人情報の存否を明らかにしない決定通知書(様式第6号)又は個人情報不存在通知書(様式第7号)により通知するものとする。
3 センターは、開示申出に係る個人情報の全部を開示する旨の決定以外の開示決定等をしたときは、その理由(その理由がなくなる期日をあらかじめ明示することができるときは、その理由及び期日)を前項の書面に記載するものとする。
4 センターは、やむを得ない理由により第1項に規定する期間内に開示決定等をすることができないときは、当該期間を延長することができる。この場合において、センターは、速やかに延長の期間及び理由を決定期間延長通知書(様式第8号)により開示申出者に通知するものとする。

(開示の方法)
第18条 センターは、開示申出に係る個人情報の全部又は一部を開示する決定をしたときは、開示申出者に対し、文書、図画又は写真については閲覧又は写しの交付により、スライドフィルム又は電磁的記録についてはその種別、情報化の進展状況等を勘案しセンターが別に定める方法により速やかに開示するものとする。ただし、開示の方法について、開示申出者と合意した方法があるときは、当該方法によることができる。
2 閲覧の方法による文書等の開示にあっては、センターは、当該文書等を汚損し、又は破損するおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは、前項の規定にかかわらず、その写しにより、これを行うことができる。
3 第14条第2項の規定は、第1項の規定により個人情報の開示を受ける者について準用する。

(個人情報の訂正等の申出)
第19条 何人も、センターに対し、センターが保有する文書等に記録された自己を本人とする個人情報が事実と合致していないと認めるときは、当該個人情報の内容の訂正、追加又は削除(以下「訂正等」という。)の申出をすることができる。
2 未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって前項の規定による訂正等の申出(以下「訂正等申出」という。)をすることができる。

(訂正等申出の手続き)
第20条 前条の規定により訂正等申出をしようとする者は、次に揚げる事項を記載した個人情報訂正等(以下「訂正等申出書」という。)をセンターの理事長に提出しなければならない。
(1)氏名又は名称及び住所又は所在地並びに法人にあっては、代表者の氏名
(2)訂正等申出をしようとする個人情報の特定に必要な事項
(3)訂正等を求める内容
(4)その他センターが別に定める事項
2 訂正等申出をしようとする者は、訂正等を求める内容が事実と合致することを証明する書類をセンターに提出し、又は提示しなければならない。
3 第14条第2項の規定は、前条第1項及び第2項の規定により、訂正等申出をしようとする者について準用する。
4 センターは、訂正等申出書に形式上の不備があると認めるときは、訂正等申出をした者(以下「訂正等申出者」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。

(個人情報の訂正等義務)
第21条 センターは、訂正等申出があったときは、必要な調査を行い、当該訂正等申出に係る個人情報が事実と合致していないと認めるときは、当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で、当該個人情報の訂正等をするものとする。ただし、法令に定めのあるとき、その他訂正等をしないことにつき正当な理由があるときは、この限りでない。

(訂正等申出に対する決定等)
第22条 センターは、訂正等申出書が提出された日から起算して15日以内に訂正等申出に係る個人情報を訂正等するかどうかの決定をするものとする。ただし、第20条第4項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2 センターは、訂正等申出に係る個人情報を訂正等する旨の決定をしたときは、速やかに、当該個人情報の訂正等をした上で、訂正等申出者に対し、その旨を書面により通知するものとする。
3 センターは、訂正等申出に係る個人情報の全部又は一部の訂正等をしない旨の決定をしたときは、訂正等申出者に対し、速やかにその旨及びその理由を書面により通知するものとする。
4 第17条第4項の規定は、前2項の決定について準用する。

(個人情報の利用停止等の申出)
第23条 何人も、センターに対し、センターが保有する文書等に記録された自己を本人とする個人情報が次の各号のいずれかの理由に該当すると認めるときは、当該各号に定める措置の申出をすることができる。
(1)第7条の規定に違反して収集されたものであるという理由、又は第8条の規定に違反して利用されているという理由 当該個人情報の利用の停止又は消去
(2)第9条の規定に違反して第三者に提供されているという理由 当該個人情報の提供の停止
2 未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって前項の規定による利用の停止、消去又は提供の停止(以下「利用停止等」と総称する。)の申出をすることができる。

(利用停止等申出の手続)
第24条 前条の規定により、利用停止等の申出(以下「利用停止等申出」という。)をしようとする者は、次に揚げる事項を記載した書面(以下「利用停止等申出書」という。)をセンターに提出しなければならない。
(1)氏名又は名称及び住所又は所在地並びに法人にあっては、その代表者の氏名
(2)利用停止等申出をしようとする個人情報の特定に必要な事項
(3)利用停止等申出の内容及び理由
(4)その他センターが定める事項
2 第14条第2項の規定は、前条第1項及び第2項の規定により、利用停止等申出をしようとする者について準用する。
3 センターは、利用停止等申出書に形式上の不備があると認めるときは、利用停止等申出をした者(以下「利用停止等申出者」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。

(個人情報の利用停止等義務)
第25条 センターは、利用停止等申出があったときは、必要な調査を行い、当該利用停止等申出に理由があると認めるときは、センターにおける個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で、当該利用停止等申出に係る個人情報の利用停止等をするものとする。ただし、当該個人情報の利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

(利用停止等申出に対する決定等)
第26条 センターは、利用停止等申出書が提出された日から起算して15日以内に、利用停止等申出に係る個人情報を利用停止等するかどうかの決定をするものとする。ただし、第24条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2 センターは、利用停止等申出に係る個人情報を利用停止等をする旨の決定をしたときは、速やかに、当該個人情報の利用停止等をした上で、利用停止等申出者に対し、その旨を書面により通知するものとする。
3 センターは、利用停止等申出に係る個人情報の全部若しくは一部の利用停止等をしない旨の決定をしたとき、又は第25条ただし書の規定により利用停止等に代わるべき措置をしたときは、速やかに、その旨及びその理由を書面により通知するものとする。
4 第17条第4項の規定は、前2項の決定に準用する。

(適用除外)
第27条 法令の規定により、本人に対し第18条第1項に規定する方法に相当する方法によりセンターが保有する文書等に記録された当該本人が識別される個人情報の全部又は一部を開示することとされている場合には、当該全部又は一部の個人情報については、第13条から第18条までの規定は適用しない。
2 法令の規定により、センターが保有する文書等に記録された自己を本人とする個人情報の訂正等を行うための特別の手続が定められている場合については、第19条から第22条までの規定は適用しない。

(手数料等)
第28条 個人情報の開示、訂正等又は利用停止等申出に係る手数料は、徴収しない。
2 第18条第1項に規定する写しの交付その他の物品の供与を受ける者は、当該供与に要する費用を負担しなければならない。
3 前項の費用については、センターの理事長が別に定める。

(個人情報保護管理者)
第29条 センターは、保有する個人情報の管理を統括するため、別に定めるところにより、個人情報統括管理者及び個人情報管理者を置く。
2 個人情報統括管理者及び個人情報管理者は、この規定に定める権限を行使することができるとともに、個人情報の適正な取扱いについて職員等に対して教育研修を実施するほか、必要かつ適切な監督を行うものとする。ただし、重要又は異例な決定については、理事長の決裁を受けるものとする。

(苦情の処理)
第30条 センターは、個人情報統括管理者をセンターの個人情報の取扱いに関する苦情の窓口とする。

2 個人情報管理者は、センターの個人情報の取扱いに関して苦情があったときは、適切かつ迅速に処理を行うものとする。

(規程の公表)
第31条 センターは、この規程のほか、個人情報の適正な取扱いを確保するため必要な事項については、公表するものとする。

(委任)
第32条 この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は、センターの理事長が別に定める。

附  則
この規程は、平成9年5月1日から施行する。
附  則
この規程は、平成17年5月26日から施行する。
附  則
この規程は、平成18年4月1日から施行する。

個人情報保護規程施行要領

(趣 旨)
第1条 この要領は、個人情報保護規程(以下「規程」という。)の施行に関し、必要な事項を定めるものとする。

(個人情報)
第2条 規程第2条に規程する個人情報とは、次の各号に定めるものとする。
(1)文書、入出力用帳票、図表、台帳などの書面に記載されている個人情報
(2)磁気ディスク、光ディスク、磁気テープなどの電磁的記録媒体に記録されている

 個人情報
(個人情報取扱事務登録簿)
第3条 規程第6条の個人情報取扱事務登録簿の様式は、様式1のとおりとする。

(個人情報管理簿)
第4条 規程第11条に規程する個人情報に関し、その保管場所、保管方法等を定めた個人情報保護管理簿を別途作成し、個人情報の漏えい、滅失及び棄損の防止に努めるものとする。
2 個人情報保護管理簿は、個人情報保護管理者が厳正に管理するものとし、特にその機密保持については、万全を期するものとする。

(個人情報開示申出書)
第5条 規程第14条に規定する個人情報の開示請求は、個人情報開示申出書(様式第2号)より行わせなければならない。

(個人情報開示決定通知書等)
第6条 規程第17条に規定する開示申出に対する決定の通知は、当該決定の内容に応じ次の各号に定める通知書により行う。
(1)個人情報の全部の開示の決定  個人情報開示決定通知書(様式第3号)
(2)個人情報の一部の開示の決定  個人情報部分開示決定通知書(様式第4号)
(3)個人情報を開示しない旨の決定  個人情報非開示決定通知書(様式第5号)
(4)個人情報の開示申出を拒否する旨の決定  個人情報の存否を明らかにしない
決定通知書(様式第6号)
(5)個人情報を保有していない旨の決定  個人情報不存在決定通知書(様式第7号)
(6)個人情報開示決定期間の延長  決定期間延長通知書(様式第8号)

(個人情報訂正等申出書)
第7条 規程第20条に規定する訂正の申出は、個人情報訂正申出書(様式第9号)により行わせなければならない。

(個人情報訂正決定通知書等)
第8条 規程第22条に規定する訂正申出に関する決定の通知は、当該決定の内容に応じ次の各号に定める通知書により行う。
(1)訂正請求に係る個人情報の全部の訂正の決定  個人情報訂正決定通知書(様式第10号)
(2)訂正請求に係る個人情報の一部の訂正の決定  個人情報部分訂正決定通知書(様式第11号)
(3)個人情報を訂正しない旨の決定  個人情報非訂正決定通知書(様式第12号)

(個人情報利用停止申出書)
第9条 規程第23条に規定する利用停止の申出は、個人情報利用停止申出書(様式第13号)により行わせなければならない。
(個人情報利用停止決定通知書等)
(1)個人情報の全部の利用停止の決定  個人情報利用停止決定通知書(様式第14号)
(2)個人情報の一部の利用停止の決定  個人情報部分利用停止決定通知書(様式第15号)
(3)個人情報の利用を停止しない旨の決定  個人情報非利用停止決定通知書(様式第16号)

(個人情報保護管理者)
第10条 規程第29条1項に規程する個人保護管理者は、部長及び課長の職にある者とし、部長職は個人情報統括責任者として個人情報の安全管理を統括する。
2 課長職は部長を補佐し、所管する個人情報について個人情報管理者として安全管理措置等を行う。

附  則
この要領は、平成9年5月1日から施行する。
附  則
この要領は、平成17年6月1日から施行する。